1. Données de base
a) Identification : Association familiale Jean Donnet (1888-1957), composée de ses descendants, actuellement 225 membres. Site web : www.donnet.org.
b) Organisateur responsable : Vincent BISILLIAT DONNET, rue de Linsmeau N° 3, B-1390 Grez-Doiceau (Belgique), Tél. (+32)(0)10/84.00.63, fax possible à la demande au même numéro en prévenant d'abord. E-mail : AF.Jean@Donnet.org
c) Participants : 100 à 150.
d) Âge des participants : de 0 à 85 ans.
e) Périodicité : tous les 3 ans.
f) Durée de la réunion : 7 jours pleins, soit du lundi 10 heures au lundi 10 heures.
g) Durée moyenne des séjours : 4 à 5 jours.
h) Date de la réunion : généralement la première semaine du mois d'août, soit, pour l'an 2004, du lundi 2 août au lundi 9 août 2004.
i) But de la réunion : réunir tous les trois ans les membres d'une famille dispersée en Europe, mais centrée principalement en Belgique et en France, pour leur permettre de se retrouver, de se connaître et de créer un esprit de famille.
j) Cette réunion se fait sans aucun but lucratif. Le seul objectif financier est d'arriver à un budget en équilibre. Malgré le fait que nous recherchons le prix le plus bas pour nos membres, le budget de cette semaine est lourd pour certaines familles nombreuses ou jeunes ménages. A titre d'information, il a été demandé en 1997, pour prix du séjour, par jour, tout compris, 16,61 ? pour un adulte, un végétarien ou un enfant de 9 ans et plus, et 10,66 ? pour les enfants de 2 à 8 ans inclus, les bébés de 0 à 1 ans ne payant rien. En 2000, en Grande-Bretagne, le prix était de 35,50 ?, ce qui était trop cher.
k) Nous offrons la possibilité à un établissement scolaire, avec pensionnat, de «rentabiliser» ses infrastructures en sommeil pendant les grandes vacances.

2.Lieu
a) Les dernières réunions de famille se sont déroulées dans des collèges et/ou institutions scolaires dotées d'un pensionnat.
b) Ce lieu doit être hors d'une ville ou agglomération importante et de préférence à la campagne et verdoyant. Un jardin accueillant est souhaité. La proximité d'un point touristique est actuellement recherchée : mer, lac, etc.
c) L'institution doit avoir une capacité de restauration fonctionnant pendant la réunion et préparant trois repas par jour (petit-déjeuner, déjeuner et dîner).
d) Des installations sportives sont nécessaires : terrains de football, de tennis, de volley, de basket. La possibilité de nager est aussi nécessaire soit dans l'institution, soit à proximité.
e) Les adresses des syndicats d'initiative ou du tourisme sont nécessaires.
f) Toutes informations concernant les activités touristiques, culturelles, régionales et folkloriques nous sont utiles.

3.Logement
a) Les catégories de personnes à loger sont : les ménages avec ou sans jeunes enfants, les personnes âgées, les adolescents et les enfants.
b) Ce qui nous donne quatre zones :
(1) Les personnes âgées : zone calme pas trop excentrée avec le minimum d'étages, chambres de une ou deux personnes.
(2) Les ménages avec enfants : zone avec assez bien de chambres de deux lits ou plus (même des lits superposés pour les enfants, pas pour les parents).
(3) Les adolescents : zone la plus éloignée, chambre d'un ou plusieurs lits. Elle peut se trouver dans un autre bâtiment.
(4) Les enfants sans parents : un dortoir avec une chambre pour un ou deux adultes. Cette zone peut éventuellement être supprimée.
- Dans la première ou la seconde zone, logent les parents avec bébé. Celle-ci doit être calme, centrale et élevée (pour l'utilisation de babyphone).
- Il nous faut pour les couples une quarantaine de chambres de minimum deux personnes.
c) Sanitaires : un évier dans chaque chambre, les douches, bains et toilettes peuvent être communs. Eau chaude et eau froide.
d) Literie : lit, matelas et oreiller. Nous apportons les draps et couvertures ou sac de couchage. Une réserve de couvertures pour les oublieux est la bienvenue.

4.Locaux
a) Un réfectoire assez grand pour accueillir tous les participants.
b) Un local servant d'accueil et de secrétariat. A proximité de l'entrée, avec prises électriques pour une installation informatique, quelques tables et chaises permettant l'organisation de réunions.
c) Un local pouvant servir de bar, avec réserve fermée à clé pour les marchandises. Des prises électriques sont indispensables pour le(s) réfrigérateur(s). Un point d'eau à proximité est nécessaire. Nous nous chargeons de contacter un marchand de boissons qui peut nous livrer celles-ci, des verres et le(s) réfrigérateur(s), vos suggestions sont les bienvenues. Des tables et sièges sont également nécessaires. Ce bar fonctionne sous notre contrôle total.
d) Un local assez grand à proximité du bar servant comme salon. Des sièges sont les bienvenus.
e) Un local permettant de faire un atelier de bricolage pour les enfants. Point d'eau à proximité.
f) Une salle ou classe permettant de passer une vidéo (poste TV + enregistreur vidéo) et une autre (ou la même) permettant de faire salle de projection cinéma et diapositives, donc avec écran de préférence (nous pouvons l'apporter et nous apportons de toute manière les projecteurs). Prise électrique nécessaire.
g) Une classe avec tables et chaises pour des jeux de société.
h) Une salle de spectacle ou un emplacement le permettant. Nous organisons en effet un spectacle le samedi soir. Des prises électriques permettant un gros débit (spots, sonorisation) sont indispensables.
i) Une salle de gymnastique accessible.
j) Éventuellement la possibilité de faire du ping-pong.

5.Repas
a) Les repas sont pris en commun et en un service.
b) Heures de repas souhaités : petit-déjeuner de 8 à 9 heures, déjeuner à 12.30 heures, dîner à 19 heures (18.30 heures éventuellement).
c) Type de repas : nous laissons toute latitude à l'imagination du cuisinier quant à ses propositions de menus. Pour information, voici ce à quoi nous sommes habitués :
- Petit-déjeuner : sous forme de buffet varié, sucré et salé. Café, thé, lait, jus de fruit, céréales, confiture, fromage, charcuterie.
- Déjeuner : potage ou entrée, plat principal, fromage et/ou dessert, café.
- Dîner : plat principal (moins important que pour le déjeuner et éventuellement froid), dessert, (café).
Une variante pour végétariens pour les déjeuners et dîners est indispensable. Nous attendons les propositions de menus trois mois avant la réunion.
d) Nous attendons du service de restauration qu'il fasse la vaisselle, nous fournissons des jeunes pour aider au service de table. Servir et desservir les plats, débarrasser le couvert en cours et en fin de service, enfin remettre le couvert pour le service suivant.
e) Le nombre des participants aux repas est fourni une première fois avant la réunion (une ou deux semaines avant), ensuite journellement à midi pour les repas du lendemain.
f) Nous fournissons le vin pour le déjeuner et le dîner. Un lieu de stockage au frais est nécessaire pour une partie du vin.
g) Nous nous occupons du goûter pour les enfants.
h) Quelques bougies pour les anniversaires sont les bienvenues.
i) Prix : les enfants de moins de deux ans sont nourris par leurs parents, nous souhaitons avoir deux prix par repas : 1° pour adulte, végétarien (sans tenir compte de l'âge) et enfant à partir de 9 ans inclus, 2° pour enfant de 2 à 8 ans inclus (normalement la moitié du prix du repas adulte). Le coût des prestations du personnel de cuisine est à présenter à part du coût des repas, afin de pouvoir établir les coûts fixes et variables de notre budget.

6.Divers
a) Nous demandons à être le seul groupe présent dans l'institution.
b) Pour prix de location, nous sommes prêts à payer une location par jour pour sept jours pleins. A cela nous ajoutons les charges, réelles ou selon un forfait : électricité, eau, énergie pour le chauffage de l'eau.
c) Nous prenons en principe deux assurances : une assurant les bâtiments (incendie, dégâts), une autre en tant qu'organisateur d'une manifestation. Dans la mesure du possible, nous souhaitons prendre ces assurances auprès de l'organisme assurant habituellement l'institution. Le nom et l'adresse de cet organisme nous sont nécessaires.
d) Nous prenons en charge le coût du nettoyage des locaux occupés en fin de séjour. Il est demandé de trouver le personnel nécessaire.
e) L'accès à un téléphone est souhaité. Un numéro de téléphone avec éventuellement un répondeur pour les personnes extérieures est souhaité. Nous avons néanmoins à notre disposition un téléphone portable en exclusivité pour cette réunion pour pallier à ce qui précède.
f) Nous souhaitons avoir la possibilité de participer une messe le dimanche et si possible pendant la semaine. Nous disposons en principe d'un célébrant.
g) Timing idéal pour notre organisation :
·J - 19 mois : Le ou les noms des institutions possibles sont connus de notre association. Une visite des organisateurs a lieu.
·J - 16 mois : Les institutions sont soumises au choix de nos membres.
·J - 14 mois : Le choix est arrêté et communiqué à l'institution retenue.
·J - 12 mois : Une visite des organisateurs se fait pendant la période de la réunion.
·J - 4 mois : Le prix du séjour est fixé, les inscriptions sont lancées.
·J - 15 jours : Le nombre de participants est communiqué à l'institution. Par expérience, ce nombre n'est pas définitif, mais augmente un peu.
·J - 1 jour : Arrivée du staff pour l'installation et le balisage.
·J à 10 heures : Mise en place de l'accueil. Premières arrivées.